SECRETARIO

Tradicionalmente, se llama SECRETARIO o secretaria a la persona encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad es decir, lo secreto, de personas de cierto poder, como monarcas, papas, presidentes etcétera.

Este significado todavía se da en varios países del mundo anglosajón o latinoamericano con los cargos políticos de secretario de estado o con el significado de «ministro» de un departamento importante de gobierno, como home secretary, foreign secretary y otros. Asimismo, muchas organizaciones grandes tienen como máximo cargo administrativo o de gestión, como secretario general.

Por otra parte, según el tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina. También existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos de alto nivel en las empresas.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina:

Recibir documentos;

Atender llamadas telefónicas;

Atender visitas;

Archivar documentos;

Realizar cálculos elementales;

Informar todo lo relativo al departamento del que depende;

Estar al pendiente de la tramitación de expedientes;

Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;

Poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa;

Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan;

Amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado(a) es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una administración pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.

En las distintas administraciones públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactados en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar una supuesta práctica o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. La ventaja de trabajar en las administraciones públicas se halla en que es un trabajo para toda la vida funcionario público mientras las leyes no digan lo contrario.

Además de las secretarias que prestan sus servicios de forma presencial, también existen las que lo hacen de forma remota en línea llamadas secretarias online o asistentes virtuales virtual assistants y que cobran sus servicios por hora de trabajo o por proyectos. Normalmente son profesionales más especializadas en nuevas tecnologías, idiomas, mercadotecnia o eventos.