Tradicionalmente, se llama SECRETARIO o secretaria
a la persona encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que
requiera confidencialidad es decir, lo
secreto, de personas de cierto poder, como monarcas, papas, presidentes
etcétera.
Este significado todavía se da en
varios países del mundo anglosajón o latinoamericano con los cargos políticos
de secretario de estado o con el
significado de «ministro» de un departamento importante de gobierno, como home secretary, foreign secretary y
otros. Asimismo, muchas organizaciones grandes tienen como máximo cargo
administrativo o de gestión, como secretario general.
Por otra parte, según el tipo de
organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar
administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de
oficina. También existen las secretarias
ejecutivas, quienes trabajan en cargos de alto nivel en las
empresas.
Sus funciones principales están
relacionadas con el trabajo de oficina:
Recibir documentos;
Atender llamadas telefónicas;
Atender visitas;
Archivar documentos;
Realizar cálculos elementales;
Informar todo lo relativo al
departamento del que depende;
Estar al pendiente de la
tramitación de expedientes;
Tener actualizada la agenda,
tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;
Poseer conocimiento de los
departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada
la sección de que dependa;
Asimismo, tener conocimiento del
manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras,
pasando por ordenadores personales y los programas
informáticos que conllevan;
Amplios conocimientos en cuanto
al protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la
persona profesional del secretariado(a) es como gestora del tiempo del
directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la
toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.
Pueden ser cualquier lugar donde sea
necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una
empresa privada, una administración pública o cualquier otro lugar donde se deban
desarrollar las funciones descritas.
En las distintas administraciones
públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están
redactados en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener
acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba
consistente en responder una serie de preguntas o realizar una supuesta
práctica o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como
puede ser de mecanografía o
soltura con algún software informático,
donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la
tarea. La ventaja de trabajar en las administraciones públicas se halla en que
es un trabajo para toda la vida funcionario público mientras las leyes no digan
lo contrario.
Además de las secretarias que prestan
sus servicios de forma presencial, también existen las que lo hacen de forma
remota en línea llamadas secretarias online o asistentes virtuales virtual assistants y que cobran sus
servicios por hora de trabajo o por proyectos. Normalmente son profesionales
más especializadas en nuevas tecnologías, idiomas, mercadotecnia o eventos.
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